Las quejas se pueden presentar de manera individual o colectiva, cuando los ciudadanos consideren que la actuación de una administración (central, autonómica o local) o empresa o servicio público, ha vulnerado sus derechos.
Los ciudadanos también pueden pedir al Defensor del Pueblo que interponga un recurso de inconstitucionalidad o de amparo ante el Tribunal Constitucional.
Cuando no puede investigar una queja por no tener competencias para ello, envía una carta al ciudadano explicándole los motivos. Siempre que es posible, le orienta sobre las vías a las que puede acudir. No dejamos a nadie sin una respuesta y sin orientación.
El Defensor del Pueblo vigila cualquier vulneración de derechos y puede actuar de oficio,abriendo investigaciones o consultas sin esperar a que alguien se queje.
Aunque el Defensor del Pueblo no puede anular o modificar los actos ni las resoluciones de las administraciones públicas, en el caso de que concluya que se han vulnerado derechos fundamentales, su misión es convencer a la Administración, para que adopte medidas que permitan corregir la situación. Las administraciones aceptan más del 75% de las resoluciones del Defensor.
La presentación de una queja no suspenderá en ningún caso los plazos previstos por las leyes para recurrir tanto en vía administrativa como jurisdiccional, ni la ejecución de la resolución o acto afectado.