Acceso a la documentación y publicaciones

Derecho de los concejales a examinar los documentos que van al Pleno durante los dos días hábiles de antelación.

Tipo de actuación: Sugerencia

Fecha: 06/09/2016

Administración: Provincia de Cantabria. Ayuntamiento de Alfoz de Lloredo

Respuesta de la Administración: Aceptada

Queja número: 16005610


Texto

Se ha recibido su escrito (…..), referido a la queja arriba indicada.

En el mismo se indica que los expedientes relativos a asuntos incluidos en el Orden del Día de un Pleno, “están a disposición de los Sres. Concejales desde la misma hora de la convocatoria hasta momentos previos a la celebración de la sesión, depositados en la Secretaría municipal”.

Estudiada esa información que se acaba de transcribir, esta institución ha estimado procedente realizar las siguientes:

Consideraciones

1. Esa afirmación coincide con lo que establece el artículo 46.2 la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de Bases de Régimen Local, por lo que no habría que hacer ninguna observación si no fuera porque la efectiva consulta de esa documentación por los concejales está supeditada al horario establecido para ello y, según también se ha comunicado, el acceso a los expedientes incorporados en el Orden del Día de un Pleno convocado para un martes, cuando ello así se produce, se realiza el mismo día de la convocatoria y los días sucesivos, si bien las dependencias municipales no están abiertas los sábados.

Más concretamente se ha indicado que el horario de atención al público de las oficinas municipales es de 9.00 a 14.00 de lunes a viernes y que el horario de Secretaría es de 9.30 a 15.30 de lunes a viernes, facilitándose también el acceso en este horario.

Por consiguiente, si como denunció el concejal formulante de la queja, las convocatorias de los Plenos ordinarios a celebrar los martes, se han venido realizando en la tarde de los viernes, en la práctica, solamente se podía acceder a examinar el contenido de esos expedientes de 9.00 a 15.30 del lunes y desde las 9.00 hasta el momento en que empezase la sesión del Pleno el referido martes.

El cómputo total de esas horas en las que efectivamente los concejales podían ejercer su derecho a conocer los datos necesarios para pode votar con conocimiento del expediente, es inferior a las 14’30 horas que, como mínimo, son equivalentes a dos jornadas en la Administración pública, es decir, a los dos días hábiles completos y efectivos previstos por el legislador.

2. Es necesario que los concejales puedan examinar libremente y con tiempo los expedientes y cuantos antecedentes se relacionen con los asuntos que figuran en la convocatoria para que así puedan afrontar los debates y posteriores votaciones con suficiente conocimiento de lo propuesto en ese punto.

Hay que tener en cuenta que como los miembros del Pleno han de votar sobre los asuntos incluidos en el Orden del Día, no se les puede exigir que improvisen en el momento de la sesión, toda vez que sus decisiones conllevan la asunción de graves responsabilidades que pueden acarrearles incluso consecuencias penales.

3. Aunque, a efectos de plazos, los sábados sean días hábiles y computen para determinar la validez de la convocatoria, sin embargo, de lo que se trata en esta queja no es de si se ha cumplido legalmente el plazo, sino si ha sido posible la consulta y el estudio de los expedientes durante ese tiempo, que es lo que el legislador quiso al fijar dicho plazo como mínimo.

Por ello, hay que considerar que, aunque sea legal la práctica seguida, adolece de espíritu democrático el que los concejales no puedan hacer uso de los derechos que se le reconocen en toda su extensión. En otros ayuntamientos se establecen turnos entre los funcionarios para que los concejales accedan a los documentos los sábados.

Se recuerda que si se impide que durante un día hábil completo los concejales no puedan examinar los expedientes, pueden obtener las pruebas que acrediten tal circunstancia, e impugnar la sesión plenaria con la posibilidad de que se declare su nulidad al haberse producido una violación de sus derechos fundamentales a participar en las funciones públicas. También podrían alegar que un asunto incluido en el Orden del día quede sobre la mesa y se aplace hasta la sesión posterior por haber acudido a examinar el expediente y no haber podido hacerlo lo que sería un inconveniente.

4. Esta institución tiene presente de que en el último párrafo del escrito que se ha enviado también se informa de que en las últimas convocatorias de Pleno celebradas en ese Ayuntamiento se ha remitido a los concejales por correo electrónico tanto el Orden del Día como “la copia íntegra de los expedientes administrativos a fin de facilitar el acceso a la información”.

En el caso de que se hubiesen adjuntado al Orden del Día todos los documentos que integran cada uno de los expedientes incluidos en los distintos puntos de la convocatoria, habría que considerar que ese Ayuntamiento ha cumplido plenamente el derecho constitucional a la participación en los asuntos públicos por medio de representantes y el de los concejales a acceder a la información que precisen para el desarrollo de su función, y ello sin haber necesitado variar nada los horarios establecidos en las oficinas municipales toda vez que esos miembros de la Corporación habrían podido consultar su contenido en cualquier momento desde la convocatoria hasta la celebración de la sesión.

5. Si lo que se ha hecho en las últimas sesiones se adoptara como práctica futura, supondría un cumplimiento del espíritu democrático querido por el legislador. Con el escaneo previo de los documentos que integraran esos expedientes también se evitaría que se tuviese que facilitar las copias de los documentos que le interesaran a cada uno de los concejales y, por ello, la repetición de esas tareas con el consiguiente ahorro económico para el presupuesto y de tiempo de los funcionarios.

Esa práctica de transparencia democrática, que cada vez se extiende a más ayuntamientos, conlleva dar las máximas facilidades a los representantes populares para el ejercicio de su función, a la vez que se evita cargar más los servicios de Secretaría en atender las peticiones de los concejales, lo que supone al final un beneficio para los ciudadanos.

6. Han de considerarse los artículos 28 y 30 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, reguladora del Defensor del Pueblo.

Decisión

Esta institución ha resuelto formular a esa Administración las siguientes:

SUGERENCIAS

1ª. Remitir a los concejales por correo electrónico y con dos días hábiles de antelación como mínimo, tanto el Orden del Día como la copia íntegra de los expedientes administrativos de los asuntos en ella incluidos para que así puedan conocer los documentos y antecedentes sobre los que deberán votar.

2ª. Velar porque los concejales puedan acceder y examinar físicamente los expedientes incluidos en el Orden del Día de los Plenos durante 14’30 horas como mínimo si no se accediera a la sugerencia anterior.

Se agradece de antemano su colaboración y se solicita, de conformidad con el artículo 30 de la Ley Orgánica, que a la mayor brevedad, comunique si acepta o no las SUGERENCIAS, indicando en este último supuesto las razones en que funde su negativa.

Le saluda muy atentamente,

Soledad Becerril

Defensora del Pueblo


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