Acceso a la documentación y publicaciones

Custodia y gestión de documentos para la tramitación de procedimientos en la administración.

Tipo de actuación: Recomendación

Fecha: 16/03/2016

Administración: Ministerio del Interior. Dirección General de la Guardia Civil

Respuesta de la Administración: Aceptada

Queja número: 15015063


Texto

Esta institución agradece su escrito, en relación con la queja planteada por D. (…), registrada con el número arriba indicado.

Consideraciones

1. Ese centro directivo informa en relación a las solicitudes formuladas por el Sr. (…) el 18 de junio de 2014 y el 1 de febrero de 2015, que se tiene constancia de que las mismas tuvieron entrada en la Jefatura de Enseñanza, pero, tras proceder a su localización, estas solicitudes no han aparecido.

Por tal motivo se indica que se han dado instrucciones para que se requieran las mismas al solicitante para proceder a su revisión y así a su anotación en el expediente académico de aquellas titulaciones que se ajusten a la Orden PRE/926/2007, por la que se establecen las características del expediente académico del personal del Cuerpo de la Guardia Civil.

2. De lo expuesto se desprende que las solicitudes del interesado, a pesar de haber sido registrada su entrada en la Jefatura de Enseñanza con los números de asiento registral (…) y (…), respectivamente, y con una cadencia temporal de ocho meses entre ambas, no han sido localizadas para poder proceder a su resolución, circunstancia de la que ese organismo ha tenido conocimiento a raíz del inicio de actuaciones por parte de esta institución al manifestar el Sr. (…) la demora en la respuesta a sus solicitudes, motivo de admisión a trámite de la presente queja.

3. Esa Administración ha de reparar en que la obligación administrativa de cumplir escrupulosamente con las normas dimana directamente del mandato del artículo 103 de la Constitución que señala que la actuación de la Administración debe servir a los intereses de los ciudadanos, no debiendo repercutir las deficiencias de la actuación administrativa sobre los mismos, lesionando sus legítimos derechos.

4. De acuerdo con lo que dispone la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, incumbe a las administraciones públicas regirse en sus actuaciones por los criterios de eficiencia y servicio a los ciudadanos.

La citada norma establece que los titulares de las unidades administrativas y el personal al servicio de las administraciones públicas que tuviesen a su cargo la resolución o el despacho de los asuntos, serán responsables directos de su tramitación y adoptarán las medidas oportunas para remover los obstáculos que impidan, dificulten o retrasen el ejercicio pleno de los derechos de los interesados o el respeto a sus intereses legítimos, disponiendo lo necesario para evitar y eliminar toda anormalidad en la tramitación de procedimientos.

5. Por ello, cabe insistir ante ese centro directivo, en la necesidad de adoptar cuantas cautelas sean precisas para evitar en lo sucesivo la producción de extravíos documentales como el que ha afectado a la tramitación y resolución de las solicitudes formuladas por el interesado.

Decisión

Sobre la base de las argumentaciones expuestas y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, reguladora del Defensor del Pueblo, he resuelto formular a esa Dirección General de la Guardia Civil para su traslado a la Jefatura de Enseñanza la siguiente:

RECOMENDACIÓN

Adoptar las medidas necesarias que eviten la posibilidad de extravío de los documentos que obran en las dependencias de la Jefatura de Enseñanza y extremar la cautela en su custodia para la correcta tramitación de los procedimientos que le corresponden.

Por otra parte, habida cuenta de que se ha requerido al Sr. (…) nuevamente la remisión de las solicitudes que han sido extraviadas para su resolución, esta institución insiste en que la falta de resolución expresa al interesado en los supuestos planteados debe ser subsanada a la mayor brevedad posible, debiéndose notificar al Sr. (…) la oportuna respuesta motivada a las solicitudes de incorporación de títulos instadas por el mismo tal como le viene impuesto por la legislación procedimental vigente pues, en modo alguno, esa Administración queda eximida de tal obligación por haber informado al Defensor del Pueblo con motivo de la tramitación de la presente queja.

A la espera de recibir una comunicación en la que se manifieste la aceptación o rechazo de la Recomendación formulada.

Le saluda muy atentamente,

 

Soledad Becerril

Defensora del Pueblo


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