Medidas para facilitar el derecho de los ciudadanos de acceso y copia a documentos obrantes sin carga de procurador o abogado.

RECOMENDACION:

Que se valore y, en su caso, adopten las medidas que se estimen más adecuadas por el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes y por el Consejo General del Poder Judicial (iniciativa legislativa, modificaciones reglamentarias, dictado de instrucciones a los letrados de la Administración de Justicia, elaboración de impresos a disposición de los
ciudadanos, etcétera), de modo que se facilite el derecho de los ciudadanos a acceder a los documentos obrantes en el mismo y obtener copia, sin la carga de la personación en autos con procurador y la asistencia de abogado.

Fecha: 09/12/2024
Administración: Consejo General del Poder Judicial
Respuesta: Rechazada
Queja número: 23032919

 


Medidas para facilitar el derecho de los ciudadanos de acceso y copia a documentos obrantes sin carga de procurador o abogado.

En esta institución se siguen actuaciones con el número de expediente arriba indicado a instancias de don (…).

Consideraciones

1. El interesado compareció solicitando la intervención de esta institución ante los problemas o las demoras que estaría teniendo para obtener copia de la autopsia sobre el fallecimiento de su hermana doña (…), ocurrido el 14 de agosto de 2022.

2. En su escrito manifestaba que contactó con el Instituto de Medicina Legal de Zamora. Allí le informaron que no podían facilitárselo, y que para ello era necesario que lo autorizase el juez del Juzgado de Instrucción número 2 de Benavente (Zamora), procedimiento Diligencias Previas (…). Por ello, añade, que acudió al juzgado aportando toda la documentación que le han solicitado, sin haber recibido aún respuesta.

3. Solicitada información al letrado de la Administración de Justicia del órgano judicial en cuestión, este informó que no se le entregó copia de la autopsia solicitada por el interesado (hermano de la fallecida) al no estar personado en la causa. La decisión la adoptó el juez mediante providencia. No consta que esa providencia le hubiera sido notificada al compareciente.

4. El artículo 17.2 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, reguladora de esta institución, dispone que «El Defensor del Pueblo no entrará en el examen individual de aquellas quejas sobre las que esté pendiente resolución judicial y lo suspenderá si, iniciada su actuación, se interpusiere por persona interesada demanda o recurso ante los tribunales ordinarios o el Tribunal Constitucional. Ello no impedirá, sin embargo, la investigación sobre los problemas generales planteados en las quejas presentadas. En cualquier caso, velará por que la Administración resuelva expresamente, en tiempo y forma, las peticiones y recursos que le hayan sido formulados».

5. En consonancia con el precepto anterior y habiéndose acordado por resolución del juez no entregar la copia interesa, ninguna Sugerencia, Recomendación o Recordatorio de Deberes Legales puede hacer esta institución sobre el concreto caso. No obstante lo anterior, el mismo precepto legal sí permite investigaciones sobre los problemas generales planteados derivados de las quejas presentadas. Por ello, y dado que la competencia para facilitar información y copias de las actuaciones parece corresponder al letrado de la Administración de Justicia, estando legalmente regulado el procedimiento para ello, sin estar condicionado necesariamente a la personación en forma del interesado, esto es, asistido de abogado y representado por procurador, esta institución, de manera general y para evitar situaciones que pudieran están ocurriendo en las que se deniega el acceso a las actuaciones o a la obtención de copias por esa falta de personación, continuó su actuación, si bien de manera general y no referida al concreto procedimiento objeto de la queja iniciadora de este expediente, existiendo en esta institución otros expedientes que tienen su origen en quejas iguales o similares a la indicada.

6. Así, esta institución se dirigió a la Secretaría de Coordinación Provincial de Zamora por si fuera procedente dictar instrucciones generales o protocolos sobre esta actuación procesal encargada a los letrados de la Administración de Justicia, teniendo en cuenta diversos preceptos legales y reglamentarios, entre ellos, los artículos 2 a 5 del Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, aprobado por Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial.

7. Todo ello, claro está, sin perjuicio de que el interesado pueda no tener un derecho o interés legítimo y directo en lo que reclama o no lo acredite debidamente y, en consecuencia, su petición sea desestimada o condicionada a la previa subsanación, pero sí admitida, tramitada y resuelta en el sentido que corresponda.

8. El 23 de octubre de 2024 se recibió informe, del Secretario Coordinador Provincial de Zamora indicando que se había procedido a recabar informe a la letrada de la Administración de Justicia cuya copia se remitía (y en el que se daba cuenta de lo ya había informado directamente a esta institución), señalando lo siguiente:

«Que, en fecha 19 de octubre de 2023, se presentó en el procedimiento Diligencias Previas (…), solicitud a instancia de (…) sobre entrega de copia del informe de autopsia de su hermana, (…).

Que, por resolución judicial de fecha 18 de enero de 2024, se tuvo por admitido el escrito, acordando pasar la solicitud a fin de resolver lo oportuno sobre la misma.

Que, en fecha 9 de febrero de 2024, se dictó providencia por don (…), denegando la entrega de la copia de la autopsia solicitada. Se cita textualmente el contenido de la mencionada resolución, que acuerda:

“Dada cuenta del escrito remitido por correo electrónico el día 17 de octubre de 2023, por don (…), NO HA LUGAR a lo solicitado por cuanto no consta su personación en tiempo y forma en las Diligencias Previas número (…), tramitadas a raíz del fallecimiento de doña (…), estando las mismas sobreseídas y archivadas por auto firme de 19 de mayo de 2023”».

9. El informe de la Secretaría Coordinadora Provincial de Zamora seguía diciendo lo siguiente:

«Por otro lado, informar que no existen protocolos ni instrucciones en esta Secretaría de Coordinación Provincial, en cuanto al ejercicio por parte de los ciudadanos de los derechos de acceso a los expedientes judiciales, al venir regulado en la Ley Orgánica del Poder Judicial, en su artículo 235, y desarrollado en los artículos 2 a 5 del Reglamento de Aspectos Accesorios de las actuaciones judiciales 1/2005 del Consejo General del Poder Judicial».

10. En este caso -y otros similares que han generado también expedientes de queja de ciudadanos ante esta institución- se impone al interesado (hermano de la fallecida) la carga de personarse con procurador y estar asistido de letrado para pedir copia de un documento obrante en un procedimiento ya finalizado, con el consiguiente gasto económico y de tiempo para el ciudadano, cuando la normas no lo exigen. También se fijaba, al parecer, un plazo preclusivo para ello, a tenor de la literalidad de la providencia, cuando alude a que no consta su personación «en tiempo y forma».

11. Ciertamente, parece que el conocimiento de la causa de la muerte de un familiar cercano o incluso, como ocurre en muchas ocasiones, para poder efectuar gestiones ante una compañía aseguradora para cobrar aquello a lo que se podría tener derecho, sería un interés legítimo para el acceso al expediente judicial, pero ello, es algo que deberá valorar el letrado de la Administración de Justicia en primera instancia y en cada caso, entrando a conocer de la petición formulada, sin que se exija ni un plazo para ello ni una forma especial, más allá de la solicitud por escrito (que incluso pudiera ser sustituible por comparecencia en la oficina judicial, para evitar al ciudadano desplazamientos y dilaciones innecesarias).

12. Nuestro ordenamiento jurídico distingue y prevé la posibilidad de acceso al expediente judicial y la obtención de copias o testimonios de escritos y resoluciones a quienes sean parte en el mismo y a quienes sin serlo propiamente, aleguen un derecho o un interés legítimo. Así, el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, prevé que:

«El acceso a las resoluciones judiciales, o a determinados extremos de las mismas, o a otras actuaciones procesales, por quienes no son parte en el procedimiento y acrediten un interés legítimo y directo, podrá llevarse a cabo previa disociación, anonimización u otra medida de protección de los datos de carácter personal que las mismos contuvieren y con pleno respeto al derecho a la intimidad, a los derechos de las personas que requieran un especial deber de tutela o a la garantía del anonimato de las víctimas o perjudicados, cuando proceda».

13. En consonancia con ello y en su desarrollo, hay que acudir a los artículos 2 a 5 del Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, aprobado por Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial (Boletín Oficial del Estado de 27 de septiembre de 2005). Así, en primer lugar, el artículo 2 del reglamento citado establece:

«1. Los interesados tendrán acceso a los libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter reservado, mediante las formas de exhibición, testimonio o certificación que establezca la Ley, de conformidad con lo establecido en el artículo 235 de la Ley Orgánica del Poder Judicial.

2. Tendrán carácter reservado las actuaciones judiciales que sean o hayan sido declaradas secretas, de conformidad con lo dispuesto en las leyes procesales, así como aquellas otras cuya publicidad pudiera afectar a derechos, principios y valores constitucionales».

14. Continúa el artículo 4 determinando quien es la autoridad competente que ha de facilitar el acceso, el procedimiento a seguir y, en su caso, recursos ante la denegación a la petición, tal y como sigue:

«1. Corresponde a los secretarios [hoy letrados de la Administración de Justicia] de la Oficina judicial facilitar a los interesados el acceso a los documentos judiciales a que se refieren los dos artículos anteriores [artículos 2 y 3].

2. Quienes estén interesados en acceder a los documentos a que hacen referencia los dos artículos anteriores, presentarán la solicitud por escrito en la Secretaría del órgano judicial, precisando el documento o documentos cuyo conocimiento se solicita y exponiendo la causa que justifica su interés. La solicitud será resuelta en el plazo de dos días mediante acuerdo del Secretario [letrado de la Administración de Justicia] de la unidad de la Oficina judicial en que se encuentre la documentación interesada, quien deberá valorar si el solicitante justifica su interés, la existencia de derechos fundamentales en juego, y la necesidad de tratar los documentos a exhibir o de omitir datos de carácter personal en los testimonios o certificaciones a expedir, en caso de que el solicitante no justifique un interés personal y directo, de manera que se salvaguarde el derecho a la intimidad personal y familiar, al honor y a la propia imagen de los afectados por la resolución judicial. Si accediere a lo solicitado expedirá el testimonio o la certificación que proceda o exhibirá la documentación de que se trate, previo tratamiento de datos de carácter personal, en su caso.

3. Sin perjuicio de lo establecido en las leyes de procedimiento, el acuerdo denegatorio del secretario judicial [letrado de la Administración de Justicia] será revisable por el juez o presidente a petición del interesado, que lo deberá solicitar en el plazo de tres días desde la correspondiente notificación. Si, transcurridos dos días desde la solicitud, no hubiere recaído acuerdo expreso del secretario [letrado de la Administración de Justicia], ni se hubiere expedido el testimonio o certificación solicitados, ni realizada tampoco la exhibición de que se trate, se entenderá que la petición ha sido denegada y, en su consecuencia, el interesado podrá ejercitar ante el juez o presidente el derecho de revisión mencionado anteriormente. Contra el acuerdo del juez o presidente se podrán interponer los recursos establecidos en el Reglamento número 1/2000, de 26 de julio, de los órganos de Gobierno de Tribunales.

4. Respecto del acceso a las actuaciones judiciales de las que se desprendan datos con trascendencia tributaria, se estará además a lo establecido en el artículo 94.3 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria».

15. Junto a la normativa anterior, y teniendo en cuenta que la norma reglamentaría trae a colación lo que puedan disponer las normas de procedimiento, parece oportuno recordar también el régimen previsto en la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil, tanto para quienes acrediten un interés legítimo y directo, como para aquellos titulares de un interés legítimo, aunque no sea directo, que se recoge en los artículos 140 a 141 bis y que por aplicación de su artículo 4 de la misma ley resultaría de aplicación supletoria también al resto de órdenes jurisdicciones, disponiendo, lo siguiente:

«Artículo 140. Información sobre las actuaciones.

1. Los letrados de la Administración de Justicia y funcionarios competentes de la Oficina judicial facilitarán a cualesquiera personas que acrediten un interés legítimo y directo cuanta información soliciten sobre el estado de las actuaciones judiciales, que podrán examinar y conocer, salvo que sean o hubieren sido declaradas reservadas conforme a la ley. También podrán pedir aquéllas, a su costa, la obtención de copias simples de escritos y documentos que consten en los autos, no declarados reservados.

2. A petición de las personas a que se refiere el apartado anterior, y a su costa, se expedirán por el letrado de la Administración de Justicia los testimonios y certificados que soliciten, con expresión de su destinatario.

3. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, los tribunales por medio de auto podrán atribuir carácter reservado a la totalidad o a parte de los autos cuando tal medida resulte justificada en atención a las circunstancias expresadas por el apartado 2 del artículo 138.

Las actuaciones de carácter reservado sólo podrán ser conocidas por las partes y por sus representantes y defensores, sin perjuicio de lo previsto respecto de hechos y datos con relevancia penal, tributaria o de otra índole.

Artículo 141. Acceso a libros, archivos y registros judiciales.

Las personas que acrediten un interés legítimo podrán acceder a los libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter reservado y obtener, a su costa, testimonio o certificación de los extremos que indiquen.

Artículo 141 bis.

En los casos previstos en los dos artículos anteriores, en las copias simples, testimonios y certificaciones que expidan los letrados de la Administración de Justicia, cualquiera que sea el soporte que se utilice para ello, cuando sea necesario para proteger el superior interés de los menores y para preservar su intimidad, deberán omitirse los datos personales, imágenes, nombres y apellidos, domicilio, o cualquier otro dato o circunstancia que directa o indirectamente pudiera permitir su identificación».

16. Debe, finalmente, recordarse también las previsiones que, al respecto, recoge la Carga de Derechos del Ciudadano ante la Justicia, cuyo apartado I.4 [Una Justicia moderna y abierta a los ciudadanos – Una justicia transparente] establece que:

«El ciudadano tiene derecho a conocer el contenido y estado de los procesos en los que tenga interés legítimo de acuerdo con lo dispuesto en las leyes procesales.

– Los interesados tendrán acceso a los documentos, libros, archivos y registros judiciales que no tengan carácter reservado.

– Las autoridades y funcionarios expondrán por escrito al ciudadano que lo solicite los motivos por los que se deniega el acceso a una información de carácter procesal».

17. Como se indicó anteriormente, la carga al interesado de personarse con abogado y procurador para poder acceder al contenido del expediente judicial y obtener, en su caso, copias o certificaciones, no se ha advertido únicamente de la queja origen de este expediente. Así pueden citarse, además los siguientes:

– Expediente (…), a los interesados, padres de una menor fallecida, se les denegó copia del informe de la autopsia por el Juzgado de Primera Instancia e Instrucción número 4 de Talavera de la Reina (Toledo), mediante providencia, con el siguiente fundamento: «…No ha lugar a lo solicitado habida cuenta que el interés manifestado por conocer la causa de la muerte no justifica ni la ley ampara la entrega de copia de un documento judicial de carácter reservado y sujeto a la normativa de la Ley de Protección de Datos». El procedimiento había sido sobreseído meses antes.

– Expediente (…), en este caso la interesada sufrió un accidente laboral por el que se abrieron diligencias por el Juzgado de Instrucción número 4 de Móstoles (Madrid), finalmente sobreseídas. La interesada había sido en dos ocasiones examinada por el médico forense. Tras el archivo, solicitó por correo información sobre cómo acceder a la copia del informe forense recibiendo correo electrónico en el que se le informaba que «Tanto para recurrir como para acceder al informe forense de lesiones, debe llevarlo a cabo mediante escrito dirigido al procedimiento y al juzgado mediante letrado. Si no lo designa particular y lo quiere de oficio, tendría que venir aquí dentro del plazo para solicitarlo o bien ir al colegio de abogados…». La interesada pidió también por correo electrónico aclaración a la información anterior preguntando que, si para acceder al informe lo podía hacer directamente con un escrito, entendiendo que para el posible recurso sí necesitaba abogado. La respuesta que recibió del juzgado, también por correo electrónico fue “Todo con abogado”. Solicitada información por esta institución, la letrada de la Administración de Justicia indicó que la funcionaria había informado correctamente y de forma genérica, es decir, que da por bueno la exigencia de abogado para acceder o tener copia de su informe forense, sin que posteriormente se haya presentado escrito “En forma” (parece que la forma sería con abogado) como se le había informado previamente.

– Expediente (…), el interesado, que además era el propio penado en el procedimiento penal, solicitó del juzgado de lo penal de (enjuiciamiento) copia de lo actuado en el procedimiento siéndole denegado porque la petición no se había hecho a través de su procurador y, además, por no constar ninguna abogada personada en el procedimiento ya finalizado. Hubo de personarse la letrada que tenía asignada en la ejecutoria que se seguía en otro juzgado de lo penal (de ejecutorias) y solicitar la copia que le había sido denegada al propio penado. La resolución denegatoria al interesado (penado) no le fue notificada al mismo al haberla pedido en su propio nombre y representación (así lo informó la letrada de la Administración de Justicia del Juzgado de lo Penal número 6 de Palma de Mallorca (Illes Balears) que fue el órgano de enjuiciamiento al que se dirigió la solicitud de copia del procedimiento).

– Expediente (…), el Juzgado de Instrucción número 3 de Zaragoza denegó al investigado la entrega de copia de la grabación del acto de juicio porque ya le había sido entregada a su abogado. El interesado manifestaba que el abogado no respondía a su petición y por ello, se había dirigido directamente al juzgado.

– Expediente (…), el interesado, para conocer las causas de la muerte de su hermano, ocurrida en un parque, se dirigió al Juzgado de Instrucción número 3 de Móstoles (Madrid), que tramitaba las diligencias por el fallecimiento, denegándole la información si no comparecía en el procedimiento por medio de abogado.

18. En todos estos casos, en los que el procedimiento estaba finalizado, parece que las respuestas ofrecidas por los órganos judiciales, ni adoptaron la forma prevista en el Reglamento de Aspectos Accesorios (acuerdo gubernativo del letrado de la Administración de Justicia, susceptible en su caso de alzada ante el juez o magistrado) ni proporcionaron la información adecuada a los particulares de cómo debían actuar, exigiéndoles una personación en la causa, con asistencia de abogado y representación por procurador para el acceso al expediente en el que son interesados (por ser los propios afectados) o por tener un interés legítimo y directo (conocer la causa de la muerte de un hijo o de un hermano). No parece que esta carga que se les impone sea acorde con lo dispuesto con el régimen legal vigente antes citado ni con la Carta de Derechos del Ciudadano ante la Justicia respecto a la posibilidad de acceso al expediente judicial por quienes o son parte (aunque no se hayan personado) o son titulares de un interés legítimo y directo.

19. No parece tampoco que la existencia del Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales sea suficiente (como sí indicaba la Secretaría Coordinadora Provincial de Zamora) para justiciar la innecesaridad de establecer protocolos o instrucciones sobre este derecho de acceso al expediente, pues, como se ha visto en los hechos que han motivado este expediente y otros citados, no se ha aplicado, no interviniendo el letrado de la Administración de Justicia en la decisión que, conforme a tal norma reglamentaria, le sería propia (sin perjuicio de la competencia en vía de recurso de alzada del juez o magistrado) e imponiendo, además, una carga (la de personación con procurador y la asistencia de abogado) no prevista en la ley y costosa para el ciudadano (o para toda la sociedad si actuasen designados de oficio, como consecuencia del reconocimiento del derecho a la asistencia jurídica gratuita).

20. Por otra parte, debe indicarse que son muchos los casos de los que ha tenido conocimiento, por otros motivos, esta institución, en los que, ante la petición de los familiares de acceder y obtener copia del informe de autopsia, les ha sido facilitado sin tener que personarse con procurador y asistidos de abogados, lo que, parece más acorde con toda la normativa anteriormente expuesta y con la Carta de Derechos del Ciudadano. En estos casos, las quejas de los ciudadanos, y subsiguientes expedientes de esta institución, venían motivadas por la demora en la emisión del informe de autopsia definitivo (lo que retrasaba la entrega del mismo) al estar pendientes, a su vez, del informe del Instituto Nacional de Toxicología y Ciencias Forenses. En estos expedientes se informaba finalmente por el letrado de la Administración de Justicia que, una vez se recibió tal informe y se emitió en informe definitivo de autopsia, les fue entregado a los peticionarios (expedientes …, …, …, …y …, entre otros).

21. Por lo expuesto, a juicio de esta institución, sería conveniente la adopción de las medidas que se estimen más adecuadas por el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes y por el Consejo General del Poder Judicial (iniciativa legislativa, modificaciones reglamentarias, dictado de instrucciones a los letrados de la Administración de Justicia, elaboración de impresos a disposición de los ciudadanos, etcétera), de modo que se facilite el ejercicio del derecho de los ciudadanos (que efectivamente aleguen y acrediten interés directo en el procedimiento) a acceder a los documentos obrantes en el mismo y obtener copia, en particular en temas tan sensibles como la muerte de un familiar cercano, o en aquellos en que son directamente parte, aun cuando no estén personados, sin que les imponga la carga de la personación con procurador y asistencia de abogado.

22. Así, resultaría clarificador determinar cuándo debe acudirse al procedimiento previsto en el Reglamento de Aspectos Accesorios (parece que cuando el procedimiento estuviese finalizado) siendo entonces la competencia del letrado de la Administración de Justicia, con recurso de alzada ante el juez o magistrado y cuándo, por estar en tramitación el procedimiento debe adoptarse una resolución jurisdiccional del juez o magistrado o una resolución procesal, del letrado de la Administración de Justicia, también sin imponer la carga de la personación con procurador y asistencia de letrado, cuando esa no es la voluntad del interesado, que pretende únicamente acceder al contenido de la información y obtener copia de ciertos documentos (a salvo, por supuesto del carácter reservado -art. 141 de la Ley de Enjuiciamiento Civil- o secreto -art. 302 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, de las actuaciones), de modo que queden garantizados del derechos recogidos en la Carta de Derechos del Ciudadano ante la Justicia.

Decisión

Por cuanto antecede, en el ejercicio de las responsabilidades que le confieren al Defensor del Pueblo los artículos 54 de la Constitución y 1 y 9 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, reguladora de esta institución, y al amparo de lo dispuesto en el artículo 30.1 de la misma ley orgánica, formula a V.E. la siguiente:

RECOMENDACIÓN

Que se valore y, en su caso, adopten las medidas que se estimen más adecuadas por el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes y por el Consejo General del Poder Judicial (iniciativa legislativa, modificaciones reglamentarias, dictado de instrucciones a los letrados de la Administración de Justicia, elaboración de impresos a disposición de los ciudadanos, etcétera), de modo que se facilite el derecho de los ciudadanos a acceder a los documentos obrantes en el mismo y obtener copia, sin la carga de la personación en autos con procurador y la asistencia de abogado.

En la seguridad de que esta Recomendación será objeto de atención y en espera de la respuesta.

Le saluda muy atentamente,

Ángel Gabilondo Pujol

Defensor del Pueblo

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