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Reconstrucción de un expediente municipal extraviado o que no se localiza

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Texto

Se acusa recibo de su escrito sobre el asunto de referencia, acerca del cual ha de hacerse las siguientes consideraciones:

Consideraciones

1ª El Defensor del Pueblo considera que procede reconstruir los expedientes sobre la gestión de un servicio público municipal. Téngase presente que en esta actuación, sobre la queja (…..), se trata del expediente de la municipalización del servicio deportivo en los terrenos e instalaciones que revierten al Ayuntamiento de Madrid, en la Casa de Campo, una vez terminada la concesión para su uso privativo por la Real Sociedad Hípica Española Club de Campo. Hay otra actuación concomitante, (…..), en que se trata del expediente del contrato de gestión del servicio público municipal, concedida a la empresa mixta municipal Club de Campo Villa de Madrid S.A.

2ª Hasta donde esta institución conoce, no existe en Derecho administrativo una regulación al respecto tan detallada como la existente para restaurar, en la medida posible, un expediente judicial extraviado, desaparecido o mutilado por algún hecho fortuito o deliberado. La reconstrucción del expediente habría de ser posible además con independencia de las acciones ejercitables contra los responsables de la desaparición.

La regulación existente es la de los artículos 232 a 235 de la Ley de Enjuiciamiento Civil (LEC, capítulo X del título V del libro I, procedimiento implantado por la Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva Oficina judicial). A falta de otras reglas, no parece que haya razón para no utilizar analógicamente ese procedimiento, que esencialmente consistiría en lo siguiente:

1. El procedimiento de reconstrucción tiene por finalidad primordial el interés público en la recuperación documental de actuaciones administrativas ya practicadas.

2. La reconstitución o reconstrucción del expediente ha de quedar bajo la responsabilidad de la Secretaría del Ayuntamiento y ha de ser ordenada de oficio por la Alcaldía o autoridad delegada.

3. La reconstrucción ha de tramitarse e impulsarse de oficio.

4. Serán partes interesadas en el procedimiento de reconstrucción quienes lo hubieran sido en el procedimiento cuyo expediente se pretende reconstituir; sin dejar de tener en cuenta a quienes actualmente pudieran ver afectados sus derechos e intereses legítimos.

5. De la LEC se deducen las fases principales del procedimiento, inicialmente con la plasmación en la orden de la Alcaldía de inicio del procedimiento:

– Determinación, si es posible, de cuándo acaeció la desaparición o mutilación del expediente;

– Descripción de la situación procedimental del asunto, en la fecha de la desaparición y en la fecha actual;

– Constatación y en su caso prueba de los datos conocidos y medios de investigación que pueden conducir a la reconstitución del expediente.

A partir de aquí, se trataría de recopilar: las copias auténticas y privadas que se conserven de los documentos, y de señalizar los protocolos o registros en que obraran las matrices o hubiera asientos o inscripciones; las copias de los escritos presentados y las resoluciones de toda clase recaídas en el procedimiento; y cuantos otros documentos pudieran ser útiles para la reconstrucción, incluidos soportes de grabación y reproducción de imagen y sonido.

Además, cabe contar con, e incluso pedir a, las partes interesadas la colaboración con el Ayuntamiento. Cabe también, una vez iniciado el procedimiento de reconstrucción, citar a los interesados a una comparecencia, para que manifiesten su conformidad o disconformidad con la exactitud de los documentos presentes y recopilados. Oídos los interesados, la Secretaría municipal determinaría los extremos en que hay acuerdo y disconformidad.

El procedimiento terminaría declarando reconstituido el expediente y el grado alcanzado en la reconstitución, acto administrativo éste evidentemente impugnable. La declaración incluiría la determinación de la situación procedimental de la que debe partirse para el ulterior curso del procedimiento de que se trate.

Decisión

Por todo lo cual se dirige al Ayuntamiento una nueva:

SUGERENCIA

Reconstruir el expediente de la municipalización del servicio deportivo en los terrenos e instalaciones que revierten al Ayuntamiento de Madrid, en la Casa de Campo, una vez terminada la concesión para su uso privativo por la Real Sociedad Hípica Española Club de Campo; mediante un procedimiento análogo al contenido en la Ley de Enjuiciamiento Civil en el capítulo X del título V de su libro I, tramitado e impulsado de oficio por el Ayuntamiento, con participación y audiencia de los interesados en el procedimiento cuyo expediente se pretende reconstituir, y terminado con la declaración de reconstituido el expediente y el momento procesal alcanzado en la reconstitución.

Se agradece de antemano su colaboración y se solicita, de conformidad con el artículo 30 de la Ley Orgánica, que a la mayor brevedad posible, comunique si acepta o no la SUGERENCIA, indicando en este último supuesto las razones en que funde su negativa.

Le saluda muy atentamente,

Soledad Becerril

Defensora del Pueblo