Acceso a la documentación y publicaciones

Se agradece su escrito, en relación con la queja planteada ante esta institución por D. (…), registrada con el número arriba indicado.

Analizado su contenido, se estima preciso realizar una serie de consideraciones al respecto ante esa Administración penitenciaria, que se exponen a continuación.

Consideraciones

1. Cabe recordar, que el motivo de admisión a trámite de la presente queja fue la falta de resolución expresa a la solicitud que el Sr. (…) formuló ante ese organismo con fecha 31 de marzo de 2021 para la concesión y uso de matrículas de carácter reservado en virtud de la Instrucción de 1 de julio de 1996 de la Secretaría de Estado de Seguridad.

2. La información trasladada indica que la solicitud de dicho funcionario tuvo entrada en la unidad tramitadora (Coordinación de Seguridad Penitenciaria) el 5 de abril de 2021, y una vez revisada, se pudo comprobar que adolecía de insuficiencia de determinada documentación y requisitos, por lo que en virtud del artículo 22 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, se procedió a separar la documentación presentada por el funcionario del resto de documentación que tuvo entrada en esa misma fecha, al objeto de requerir al interesado para la subsanación de las deficiencias detectadas.

Continúa señalando la información remitida que, en el momento de elaborar el escrito dirigido al funcionario requiriendo la subsanación de las deficiencias citadas, su documentación quedó traspapelada con la documentación presentada por otro funcionario que también iba a ser requerido, por lo que el escrito dirigido al Sr. (…) no pudo ser cursado y la unidad administrativa responsable de la tramitación seguía a la espera de recibir los documentos solicitados para resolver.

El 26 de junio de 2023, tras la intervención de esta institución y transcurridos dos años desde su presentación, se indica que es localizada la solicitud del funcionario y en esa misma fecha es remitida por el director del Centro Penitenciario Madrid II a la unidad tramitadora, indicando que el 27 de junio de 2023 se procedió a cursar escrito al Sr. (…) al objeto de subsanación de los errores de los que adolecía su solicitud.

De lo expuesto se desprende que no es hasta el inicio de actuaciones por parte de esta institución, cuando se procede a gestionar la localización y tramitación de la solicitud que nos ocupa en la presente queja.

3. Esa Administración penitenciaria ha de reparar en que la obligación administrativa de cumplir escrupulosamente con las normas dimana directamente del mandato del artículo 103 de la Constitución, que señala que la actuación de la Administración debe servir a los intereses de los ciudadanos, no debiendo repercutir las deficiencias de la actuación administrativa sobre los mismos lesionando sus legítimos derechos.

4. De acuerdo con lo que dispone la citada Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, incumbe a las administraciones públicas regirse en sus actuaciones por los criterios de eficiencia y servicio a los ciudadanos.

La citada norma establece que los titulares de las unidades administrativas y el personal al servicio de las administraciones públicas que tuviesen a su cargo la resolución o el despacho de los asuntos, serán responsables directos de su tramitación y adoptarán las medidas oportunas para remover los obstáculos que impidan, dificulten o retrasen el ejercicio pleno de los derechos de los interesados o el respeto a sus intereses legítimos, disponiendo lo necesario para evitar y eliminar toda anormalidad en la tramitación de procedimientos.

Por ello, cabe insistir en la necesidad de adoptar cuantas cautelas sean precisas para evitar supuestos como el que ha afectado a la tramitación de la solicitud formulada por el interesado.

Decisión

Sobre la base de las argumentaciones expuestas y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, reguladora del Defensor del Pueblo, se ha resuelto formular a esa Secretaría General de Instituciones Penitenciarias, para su traslado a los organismos de ella dependientes, la siguiente resolución:

RECORDATORIO DE DEBERES LEGALES

Que a efectos de cumplir el deber legal que le incumbe de responder en tiempo y forma a las solicitudes y peticiones que le hayan sido formuladas, se adopten las medidas necesarias que eviten la posibilidad de extravío de los documentos que obran registrados en sus órganos dependientes y se extreme la cautela en su custodia para la correcta tramitación de los procedimientos que correspondan.

Agradeciendo la atención que se preste a la citada resolución, se procede, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril, a finalizar las actuaciones iniciadas con ocasión de esta queja.

Le saluda muy atentamente,

Ángel Gabilondo Pujol

Defensor del Pueblo