Acceso a la documentación y publicaciones

Se acusa recibo a su escrito al que adjunta informe elaborado por la Encargada del Registro Civil Central, así como documentación complementaria relativa a la situación actual del citado registro.

De la evaluación de dicha documentación junto con la información obrante en este expediente y otros abiertos en relación con el funcionamiento del Registro Civil Central, se desprende lo siguiente:

1. Esa secretaría de Estado comunicó a esta institución que en el mes de junio de 2018 se preveía que estuviera en marcha la denominada “certificación deslocalizada”, funcionalidad que iba a permitir que cualquier oficina del Registro Civil pudiera emitir certificaciones de aquellas inscripciones que constaran en INFOREG, independientemente del lugar en el que se hubiera realizado la inscripción. Posteriormente se informó de que era preciso realizar determinados trabajos técnicos para que funcionara adecuadamente la aplicación y que previsiblemente finalizarían en junio de 2019.

2. El informe remitido por la Magistrada del Registro Civil Central señala textualmente que “a fecha actual esta encargada es conocedora de que los Registros Civiles Municipales, no pueden expedir certificaciones deslocalizadas del Registro Civil Central, si bien pueden acceder a las volcadas a INFOREG y, por tanto, digitalizadas, o sea, las que resultan de los expedientes seguidos en este Registro Civil Central (estos últimos años 56.000) pero no una gran parte de las derivadas de duplicados consulares (obsérvese que la digitalización de los libros consulares paró en noviembre de 2012 y, por tanto, este grueso de inscripciones no aparecen en la base de datos)”.

El mencionado informe señala, asimismo, respecto a las tareas de digitalización de dichos libros, que el Servicio de Reprografía del Ministerio de Justicia escanea 9 libros por semana desde hace aproximadamente un año, pero sin volcado de las imágenes en INFOREG, por lo que se sigue trabajando sobre el soporte papel: “es decir, las certificaciones que se expiden en la Sección de Montera se extraen de los libros por fotocopia de sus hojas”.

Lo anterior, según explica la encargada de dicho Registro Civil Central, supone que la expedición de certificaciones siga siendo manual y, por tanto, que los funcionarios deban buscar la inscripción en los libros y comprobar la coincidencia de los datos de la inscripción del libro consular con el del Registro Civil Central, fotocopiar la página hallada y extender la diligencia de certificación que debe firmar el Gestor delegado. Dichas tareas exigen subir o bajar plantas del edificio, hacer fotocopias, etc., tareas que ocupan un periodo de tiempo estimado en 20 o 30 minutos por cada solicitud.

3. El informe señala asimismo, que en julio de 2019 la demora en expedir las certificaciones recibidas por internet era de unos seis meses, nueve meses en las de correo ordinario y la cita previa de mes a mes y medio.

En la fecha de emisión del informe (6 de marzo de 2020) se afirma que las citas previas se convocan semanalmente; 4.000 peticiones que se hallaban pendientes del mes de diciembre ya han sido atendidas y se está trabajando en las de enero (5.875). Se afirma, también, que cuando se expidan estas se acometerán las del mes de febrero (6.004) y las del mes de marzo. Las solicitudes recibidas por correo postal tienen una pendencia desde octubre de 2018.

Del informe emitido se desprende que la cifra de las solicitudes recibidas por correo ordinario no es fácil de determinar porque no se registran en ningún momento. Se considera que una parte de ellas estará repetida por recordatorio del interesado y que otras habrán sido solicitadas nuevamente por internet o de manera presencial.

También se informa de que se han realizado peticiones de refuerzo de personal y no han sido atendidas. En relación con esta cuestión se adjunta informe emitido el 4 de diciembre de 2019, por el Letrado del Registro en el que reitera la necesidad urgente de contar con tres tramitadores de refuerzo durante un periodo de 6 meses, petición que ya se había hecho el 7 de octubre del mismo año y que no fue aceptada. En el citado informe se indica que, además, deben suplirse las 40 horas de trabajo liberadas de dos funcionarios nombrados miembros de la junta de personal, dada la insuficiencia de personal.

La petición se basa en las dificultades para llevar a cabo un servicio público ágil y de calidad, considerando el importante número de libros registrales pendientes de digitalización y el incremento de peticiones de certificaciones de inscripciones no digitalizadas.

4. Además, se expone en el escrito que se elaboró para solicitar el refuerzo de personal que las numerosas bajas de personal en el servicio obliga a reducir el número de peticiones que se atienden en el servicio de cita previa, con el fin de resolver las solicitudes de internet. En cuanto al número de personas que trabajan en el servicio de certificaciones y asuntos generales del registro se indica que es de veintisiete, cinco de ellos funcionarios y el resto interinos. La necesidad de refuerzo se justifica, asimismo en la existencia de bajas de larga duración que no han sido sustituidos, trabajadores con discapacidades físicas que no pueden realizar determinadas funciones, etc… El letrado concluye que, en estas circunstancias, no es posible prestar un buen servicio público.

En otro escrito, de 4 de febrero de 2020, el letrado da cuenta de los problemas que surgen como consecuencia de la constante avería de los ascensores, y añade que la falta de digitalización de los libros obliga a los funcionarios a desplazarse a distintas plantas, y sin ascensor no es posible por el número de veces que ha de realizarse este desplazamiento al día y porque la mayoría de los funcionarios se niega a hacerlo debido a que en su mayoría son de edad avanzada y muchos de ellos cercanos a la jubilación.

Consideraciones

1. El 3 de julio de 2009, esta institución formuló a esa Secretaría de Estado de Justicia una Recomendación en los siguientes términos:

Que se adopten las medidas necesarias y se dote al Registro Civil Central de los medios precisos para que pueda ofrecer y dar a los ciudadanos respuesta del servicio público que se le demanda en un tiempo razonable, acorde con una sociedad del siglo XXI y con sus avances tecnológicos.

En respuesta a dicha recomendación, esa secretaría comunicó a esta institución las medidas adoptadas. Entre otras cosas, se ponía de manifiesto que la digitalización de libros registrados se había iniciado a finales de abril de 2010, y había finalizado en un año.

Resulta evidente que la digitalización de los Libros es una medida muy eficaz para la expedición ágil de certificados y, por tanto, llama poderosamente la atención que hasta el momento no haya finalizado la digitalización de los libros consulares. En los informes recibidos tampoco se indica cuándo está previsto finalizar dicha tarea, ni cuál es la razón por la que no se vuelca a INFOREG las imágenes, lo que obliga, según se indica, a continuar trabajando en soporte papel.

La situación descrita en el informe recibido permite afirmar que, a corto plazo, no se va a producir un avance en la certificación deslocalizada. Tampoco queda claro si el hecho de no volcar las imágenes a INFOREG va a suponer que los registros municipales no tengan la posibilidad de emitir las certificaciones.  Por otro lado, esa secretaría anunciaba que el proceso de refactorización para la emisión deslocalizada de certificaciones se iba a llevar a cabo hasta la implantación del sistema DIGIRECT (registro civil digital). Sin embargo, entre la documentación remitida a esta institución no consta ningún escrito en el que se haga mención a dicho proyecto.

2. Esta institución recibe numerosas quejas sobre la demora en la emisión de certificaciones del registro y también sobre demoras en las inscripciones. Tanto en unas como en otras, los ciudadanos manifiestan su desesperación ante la imposibilidad de conseguir certificados que deben aportar en otros procedimientos, en los que, con carácter general se les otorga un plazo de diez días para ello. Aunque los interesados tratan de obtener sus certificaciones en dicho plazo, en la mayoría de los casos, sus intentos no tienen éxito.

Por otro lado, es importante mencionar que algunos se deciden a remitir sus solicitudes por internet o por correo ante la imposibilidad de conseguir citas, dado que, como se reconoce en el informe remitido por la Encargada del Registro Civil  son muy pocas las citas que se otorgan. Otra cuestión llamativa es el día y la franja horaria a la que salen las citas que crea a los ciudadanos la obligación de permanecer delante del ordenador domingo tras domingo para ver si pueden conseguir la cita.

Resulta evidente y urgente la necesidad de reforzar el personal del Registro Civil y, si bien de la información recibida queda claro que los letrados a cargo del Registro Civil Central han solicitado dicho refuerzo, no consta la respuesta a tales peticiones, ni las actuaciones llevadas a cabo por ese ministerio para insistir en las peticiones del Registro para evitar que su funcionamiento sea cada vez más deficiente.

3. El Defensor del Pueblo recibe numerosas quejas en las que los interesados relatan los perjuicios que les causa la demora en la emisión de sus certificados o solicitudes para la práctica de inscripciones y dichos perjuicios son realmente importantes. Hay que tener en cuenta, además, que los interesados no tienen alternativa para la realización de las numerosas gestiones a realizar y que la demora en la emisión de una certificación, por ejemplo, puede impedir que una persona divorciada pueda disponer de sus bienes hasta obtener la certificación del divorcio y mientras tanto su situación económica sea muy precaria, también puede impedir que un ciudadano extranjero ejerza su derecho a la reagrupación familiar durante largos meses, la renovación de su tarjeta de residencia hasta el punto de que la petición sea archivada, como hemos tenido la ocasión de constatar por no aportar la certificación exigida, etcétera. La casuística es tan variada, como grave el perjuicio que causa a los afectados.

4. También es necesario señalar que esta institución no puede compartir el tratamiento que se da o, mejor dicho, se daba a las solicitudes remitidas por correo postal. Sin duda, las mismas pueden llegar a adolecer de deficiencias que lleguen a impedir incluso la emisión del certificado, tal y como se indica en el informe remitido a esta institución por el Registro. No obstante, hay que recordar que muchas personas no tienen posibilidad de solicitar online las certificaciones, bien porque carezcan de los medios para ello o porque no tienen las habilidades necesarias para formular su petición y no residen en Madrid, por lo que acudir de manera presencial al Registro les supone un esfuerzo considerable, si es que consiguen la cita.

Esta institución en su trabajo diario, ha podido constatar estas dificultades en las personas que se han dirigido al Defensor del Pueblo. Por ello, considera que debe abordarse sin demora la tramitación de las solicitudes enviadas por vía postal (pendiente desde 2018) y debe ser posible que se continúe utilizando esta vía, aun cuando pueda habilitarse alguna herramienta específica para que sea más eficaz, como puede ser el envío de las solicitudes a través de los registros civiles municipales, que pueden advertir o paralizar el envío de las peticiones si no se facilitan datos esenciales para la búsqueda de la inscripción.

5. Esta institución considera que para el buen funcionamiento del servicio es imprescindible reforzar el personal del Registro Civil y, por tanto, va a formular una Recomendación a la Consejería de Justicia, Interior y Víctimas de la Comunidad Autónoma de Madrid en ese sentido.

6. Sin perjuicio de ello, y como quiera que el funcionamiento de Registro Civil es muy deficiente, al margen del problema del personal, y que ello afecta a la esfera privada de las personas hasta el punto que se impide el ejercicio de sus derechos y el cumplimiento de sus obligaciones, se ha estimado procedente adoptar la siguiente:

Decisión

En atención a lo establecido en el artículo 30.1 de la Ley Orgánica 3/1981, de 6 de abril de 1981, reguladora de esta institución, se formula la siguiente:

RECOMENDACIÓN

Dotar al Registro Civil Central de los medios que necesita para prestar un servicio de calidad, ágil y eficiente.

Abordar con carácter urgente la digitalización del Registro Civil, habilitando para ello las partidas presupuestarias correspondientes, y avanzar en las aplicaciones que permitan la certificación deslocalizada por parte de los registros civiles municipales.

En la seguridad de que esta Recomendación será objeto de atención por parte de ese organismo y, en espera de la respuesta,

le saluda muy atentamente,

Francisco Fernández Marugán

Defensor del Pueblo (e.f.)